זכות העיון בחוות הדעת של מכון המיון – איך מבקשים את התוצאות ואפשר לערער?

זכות העיון מבוססת על סעיף 13(א) לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, שקובע שכל אדם זכאי לעיין בעצמו – או באמצעות בא-כוח שהרשה בכתב או אפוטרופוס – במידע האישי שעליו המוחזק במאגר מידע. חוות דעת של מכון מיון היא מידע כזה, ולכן גם המכון וגם המעסיק שהזמין את המבדקים כפופים לסעיף.

היישום למכוני מיון נקבע בהנחיית רשם מאגרי מידע 2/2012, "תחולת הוראות חוק הגנת הפרטיות על הליכי מיון לקבלה לעבודה ופעילות מכוני מיון". לפי מכתב ההבהרה של הרשות (אז רמו"ט) מיום 13.3.2012, ההנחיה פורסמה ב-28.2.2012 והיא בתוקף מיום פרסומה, משום שאינה קובעת נורמות חדשות אלא משקפת את פרשנות הדין הקיים.

לפי ynet (אפריל 2018), ארבעה מכונים – אדם מילא, פילת, קינן שפי וטופ-שיא – עתרו לביטול ההנחיה ולבסוף משכו את העתירה תמורת הבהרה על אופן היישום. נכון למועד הכתיבה ההנחיה מופיעה באתר הרשות להגנת הפרטיות; לא אימתנו אם עודכנה בעקבות תיקון 13 לחוק.

לפי סעיף 2.7.5 להנחיה, המעסיק וכל מכון מיון הפועל מטעמו חייבים לאפשר למועמד לקבל את חוות הדעת בדיוק כפי שנמסרה למעסיק, כולל תוצאות המבחנים שנכללו בה. הסייג המרכזי הוא סעיף 13(ג) לחוק: מידע על מצב רפואי או נפשי שלדעת בעל המאגר עלול לגרום נזק חמור לבריאות המבקש נמסר לרופא או לפסיכולוג מטעמכם – לא נעלם. לצד זה ההנחיה קובעת כמה גבולות ברורים:

לכל אחד משלושת המכונים הגדולים יש ערוץ בקשה משלו, ולכן הדרך המהירה היא לפנות ישירות למכון ולשלוח העתק למעסיק. לפי תקנה 1 לתקנות הגנת הפרטיות (תנאים לעיון במידע), הבקשה מוגשת בכתב וחתומה בידי המבקש, לבעל המאגר או למחזיק בו; ולפי סעיף 13א לחוק, מעסיק שחוות הדעת מוחזקת אצל המכון חייב להפנות אתכם אליו ולציין את מענו.

לא אימתנו את זמני המענה בפועל של אף מכון, ולכן הנתון היחיד שאפשר להסתמך עליו הוא המועד החוקי של 30 יום. במכון אחר או במבחן שערך המעסיק עצמו הכלל זהה: בקשה בכתב, חתומה, אל מי שמחזיק את חוות הדעת.

לפי תקנה 2 לתקנות העיון, העיון חייב להתקיים בתוך 30 יום מיום קבלת הבקשה, והרשם רשאי להאריך את המועד ב-15 יום נוספים. לפי תקנה 5, בעל מאגר שמסרב חייב להודיע על כך בתוך 21 יום, ואי-מענה בתוך התקופה נחשב לסירוב. מכתב ההבהרה של הרשות חוזר על הכלל לגבי מכוני מיון – עיון ללא תשלום בתוך 30 יום – ומוסיף איסור למחוק את המידע אחרי שהוגשה בקשה ולפני שהתאפשר העיון.

צורת העיון: לפי סעיף 2.7.13 להנחיה, המכון רשאי – לעת עתה, כלשון ההנחיה – לצאת ידי חובה ב"מצג" – צפייה במקום בלי עותק צילומי – בתנאי שהעיון ניתן במקום הבחינה או במקום אחר לשביעות רצונכם, בשעות העבודה המקובלות, ושמותר לכם להעתיק בכתב יד את חוות הדעת במלואה. לפי סעיף 2.7.14, אם יש לכם טעם ספציפי, כגון הליך משפטי, מגיע לכם עותק צילומי. הרשות מזכירה בהנחיה 1/2017 את בג"ץ פישלר, שלפיו בעידן המחשב זכות העיון כוללת גם קבלת תדפיס אלא אם מתבקשת מסקנה אחרת – טענה שכדאי להעלות אם המכון מסרב גם להעתקה בכתב יד.

לא איתרנו פרסום רשמי של הליך ערעור מהותי על הציון או על מסקנות הפסיכולוג של מכון מיון פרטי. החוק מקנה זכות לראות את חוות הדעת, לא לשנות את ההערכה המקצועית שבה, וההחלטה אם לקבל אתכם נשארת בידי המעסיק. גם לגבי מכרזי שירות המדינה לא איתרנו נוהל של נציבות שירות המדינה לעיון בחוות הדעת, לתקופת המתנה למבחן חוזר או להליך ערר – בררו זאת מול היחידה המגייסת. מה שכן עומד לרשותכם הם שלושה כלים:

לפי סעיף 2.8.2 להנחיה, כשהסכמתם לשימוש במידע רק לצורך מיון למקום עבודה ספציפי, על המעסיק או המכון לבער את המידע מיד כשהסתיים השימוש בו לאותו מיון. לעומת זאת, לפי אתר פילת, החברה פועלת למחיקת חוות דעת של מועמדים בתוך 36 חודשים ממועד כתיבתן. הפער לא הוסבר באף מקור רשמי שמצאנו, ואיננו קובעים מי צודק – אבל הוא מלמד שבפועל חוות דעת עשויות להישמר חודשים ארוכים. המסקנה המעשית: בקשו לעיין בסמוך לסיום ההליך, כי אחרי שהוגשה בקשה אסור למחוק.

האם המעסיק יידע שביקשתם לעיין? לא איתרנו מקור רשמי שמתייחס לכך. אם שלחתם את הבקשה ישירות למכון, לא מצאנו בהנחיה חובה ליידע את המעסיק – אבל גם לא איסור. על מועדי קבלת התוצאות אצל המעסיק עצמו ראו תוך כמה זמן מקבלים תוצאות ממבחני מיון.

חוות הדעת היא המשוב המדויק ביותר שתקבלו על מבחן מיון, כי היא נכתבה על ביצועים אמיתיים שלכם. קראו אותה כמפה: אילו פרקים פסיכוטכניים קיבלו ציון נמוך ביחס לקבוצת ההשוואה, ומה נכתב על שאלוני האישיות, הריאיון והדינמיקה. אם צוין לדוגמא שהתקשיתם לנמק עמדה בדינמיקה, זה מה שמתרגלים – לא עוד סדרות מספרים.

לתרגול החלק הפסיכוטכני התחילו במבחנים לדוגמא חינם לכל מכון – שאלות לדוגמא עם פתרונות מוסברים, ללא הרשמה. מי שצריך תרגול שיטתי יותר ימצא בערכות ההכנה לכל מכוני המיון של מכון אקסלנס מבחני תרגול מלאים לפי מכון, ב-99 ₪ – לעומת כ-220–495 ₪ בערכות מקבילות של מכוני הכנה אחרים, לפי השוואת מחירים שערכנו. לפני שבוחרים ערכה בדקו באיזה מכון תיבחנו הפעם: מה ההבדל בין אדם מילא לפילת.

רוב הבקשות נתקעות בגלל פרוצדורה, לא בגלל החוק: